Assistant d'office

L'employeur est à la recherche d'un/d'une :

Assistant(e) exécutif/ve, Bureau du Président (profession signalée)

Fonctions :

• gestion des agendas, des réunions et des rendez-vous
• coordonner les voyages nationaux et internationaux, y compris les itinéraires, l'hébergement, les visas si requis, les remboursements et la logistique relative
• soutenir des projets spéciaux et effectuer d'autres tâches cohérentes avec les responsabilités du Bureau du Président et avec la mission de l'institution
• rédiger, réviser, formater et distribuer la correspondance, les rapports, les présentations et autres documents exécutifs en anglais et en italien
• soutenir les événements de la Présidence et de l'Advancement en coordonnant les invitations, les inscriptions, les lieux, le catering, les voyages, les besoins audiovisuels et le matériel de l'événement
• maintenir les archives des rapports institutionnels, de la documentation de soutien et des registres historiques
• collaborer à la collecte et à l'organisation des données institutionnelles provenant des unités académiques et administratives
• accueillir les visiteurs, répondre et diriger les appels téléphoniques du Bureau du Président
• surveiller les projets, les demandes, les échéances et les actions à entreprendre pour le compte du Bureau du Président, en assurant un suivi rapide auprès des bureaux concernés

Exigences :

• personne avec de solides compétences administratives, un bon jugement, de la discrétion et une approche orientée vers le service
• apprentissage commercial (AFC/EFZ), formation professionnelle supérieure, licence ou préparation professionnelle équivalente
• au moins trois ans d'expérience administrative ou de soutien exécutif avec des responsabilités progressivement croissantes, de préférence en soutien à la direction senior
• excellentes capacités d'organisation, de planification et de coordination de projets et de processus, avec une capacité prouvée à gérer plusieurs projets, échéances et interlocuteurs dans un environnement dynamique
• excellentes capacités de communication écrite et orale tant en anglais qu'en italien
• capacité d'exercer un bon jugement, de maintenir la plus grande confidentialité et de gérer des informations sensibles avec discrétion
• solides capacités interpersonnelles et approche professionnelle et orientée vers le service dans les relations avec les collègues, les trustees, les visiteurs et les interlocuteurs externes
• excellente connaissance de Microsoft 365 et des technologies de bureau courantes
• capacité de travailler de manière autonome, de prendre des initiatives, de résoudre des problèmes et de s'adapter au changement des priorités

Expériences préférentielles :

• expérience dans le milieu universitaire, nonprofit ou dans des organisations internationales
• expérience en soutien à la direction exécutive et/ou aux organes de gouvernance
• expérience dans la coordination d'événements institutionnels ou pour les donateurs
• familiarité avec les CRM, les systèmes de survey ou les systèmes d'information institutionnels (par ex. Slate, Qualtrics ou plateformes analogues), ainsi qu'une bonne maîtrise d'Excel et d'autres outils de reporting
• expérience en soutien d'initiatives d'accréditation, d'assessment ou d'institutional effectiveness

Détails de l'emploi :

• lieu de travail Sorengo
• occupation 50-70%
• début immédiat, à durée indéterminée
• rémunération salariale à convenir