Assistente d'ufficio

Il datore di lavoro è alla ricerca di un/a:

Assistente esecutivo/a, Ufficio del Presidente (professione segnalata)

Mansioni:

• gestione delle agende, delle riunioni e degli appuntamenti
• coordinare viaggi nazionali e internazionali, inclusi itinerari, alloggi, visti ove richiesti, rimborsi e relativa logistica
• supportare progetti speciali e svolgere altre mansioni coerenti con le responsabilità dell'Ufficio del Presidente e con la missione dell'istituzione
• redigere, rivedere, formattare e distribuire corrispondenza, rapporti, presentazioni e altri documenti esecutivi in inglese e in italiano
• supportare gli eventi della Presidenza e di Advancement coordinando inviti, registrazioni, sedi, catering, viaggi, esigenze audiovisive e materiali dell'evento
• mantenere gli archivi dei rapporti istituzionali, della documentazione di supporto e dei registri storici
• collaborare alla raccolta e all'organizzazione dei dati istituzionali provenienti dalle unità accademiche e amministrative
• accogliere i visitatori, rispondere e indirizzare le chiamate telefoniche dell'Ufficio del Presidente
• monitorare progetti, richieste, scadenze e azioni da svolgere per conto dell'Ufficio del Presidente, assicurando un follow-up tempestivo con gli uffici interessati

Requisiti:

• persona con solide competenze amministrative, buon giudizio, discrezione e un approccio orientato al servizio
• apprendistato commerciale (AFC/EFZ), formazione professionale superiore, laurea o preparazione professionale equivalente
• almeno tre anni di esperienza amministrativa o di supporto esecutivo con responsabilità progressivamente crescenti, preferibilmente a supporto della leadership senior
• eccellenti capacità organizzative, di pianificazione e di coordinamento di progetti e processi, con comprovata capacità di gestire più progetti, scadenze e interlocutori in un ambiente dinamico
• eccellenti capacità di comunicazione scritta e orale sia in inglese sia in italiano
• capacità di esercitare buon giudizio, mantenere la massima riservatezza e gestire informazioni sensibili con discrezione
• solide capacità interpersonali e approccio professionale e orientato al servizio nei rapporti con colleghi, trustee, visitatori e interlocutori esterni
• ottima conoscenza di Microsoft 365 e delle comuni tecnologie d'ufficio
• capacità di lavorare in autonomia, prendere iniziativa, risolvere problemi e adattarsi al mutare delle priorità

Esperienze preferenziali:

• esperienza in ambito universitario, nonprofit o in organizzazioni internazionali
• esperienza a supporto della leadership esecutiva e/o di organi di governance
• esperienza nel coordinamento di eventi istituzionali o per donatori
• familiarità con CRM, sistemi per survey o sistemi informativi istituzionali (ad es. Slate, Qualtrics o piattaforme analoghe), insieme a una buona padronanza di Excel e di altri strumenti di reporting
• esperienza a supporto di iniziative di accreditamento, assessment o institutional effectiveness

Dettagli impiego:

• sede di lavoro Sorengo
• occupazione 50-70%
• inizio da subito, a tempo indetermianto
• retribuzione salariale da concordare