Assistent/in Büro

Der Arbeitgeber sucht eine/n:

Executive Assistant, Büro des Präsidenten (gemeldeter Beruf)

Aufgaben:

• Verwaltung von Agenden, Sitzungen und Terminen
• Koordination von Inlands- und Auslandsreisen, einschliesslich Reiserouten, Unterkünften, Visa falls erforderlich, Spesenabrechnungen und zugehöriger Logistik
• Unterstützung bei Spezialprojekten und Erledigung anderer Aufgaben im Einklang mit den Verantwortlichkeiten des Büros des Präsidenten und der Mission der Institution
• Erstellen, Überarbeiten, Formatieren und Versenden von Korrespondenz, Berichten, Präsentationen und anderen exekutiven Dokumenten auf Englisch und Italienisch
• Unterstützung der Veranstaltungen des Präsidiums und von Advancement durch Koordination von Einladungen, Registrierungen, Veranstaltungsorten, Catering, Reisen, audiovisuellen Bedürfnissen und Veranstaltungsunterlagen
• Führung der Archive institutioneller Berichte, der unterstützenden Dokumentation und der historischen Register
• Mitarbeit bei der Sammlung und Organisation institutioneller Daten aus akademischen und administrativen Einheiten
• Empfang von Besuchern, Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen des Büros des Präsidenten
• Überwachung von Projekten, Anfragen, Fristen und Aufgaben im Namen des Büros des Präsidenten, unter Sicherstellung eines zeitnahen Follow-ups mit den beteiligten Stellen

Anforderungen:

• Person mit soliden administrativen Kompetenzen, gutem Urteilsvermögen, Diskretion und einer serviceorientierten Einstellung
• Kaufmännische Lehre (AFC/EFZ), höhere Berufsbildung, Hochschulabschluss oder gleichwertige berufliche Vorbildung
• mindestens drei Jahre Erfahrung in der Administration oder in der exekutiven Unterstützung mit zunehmender Verantwortung, vorzugsweise in der Unterstützung der Senior Leadership
• ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, Planung und Koordination von Projekten und Prozessen, mit nachgewiesener Fähigkeit, mehrere Projekte, Fristen und Ansprechpartner in einem dynamischen Umfeld zu verwalten
• ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten sowohl in Englisch als auch in Italienisch
• Fähigkeit, gutes Urteilsvermögen anzuwenden, grösste Vertraulichkeit zu wahren und sensible Informationen diskret zu behandeln
• starke zwischenmenschliche Fähigkeiten und ein professioneller, serviceorientierter Ansatz im Umgang mit Kollegen, Trustees, Besuchern und externen Ansprechpartnern
• sehr gute Kenntnisse von Microsoft 365 und den gängigen Bürotechnologien
• Fähigkeit, autonom zu arbeiten, Eigeninitiative zu ergreifen, Probleme zu lösen und sich an wechselnde Prioritäten anzupassen

Bevorzugte Erfahrungen:

• Erfahrung im universitären Bereich, im Non-Profit-Bereich oder in internationalen Organisationen
• Erfahrung in der Unterstützung der exekutiven Leitung und/oder von Governance-Organen
• Erfahrung in der Koordination von institutionellen Veranstaltungen oder für Spender
• Vertrautheit mit CRM, Umfragesystemen oder institutionellen Informationssystemen (z. B. Slate, Qualtrics oder ähnliche Plattformen) sowie gute Beherrschung von Excel und anderen Reporting-Tools
• Erfahrung in der Unterstützung von Akkreditierungs-, Assessment- oder Institutional Effectiveness-Initiativen

Beschäftigungsdetails:

• Arbeitsort Sorengo
• Beschäftigungsgrad 50-70%
• Beginn ab sofort, unbefristet
• Gehalt nach Vereinbarung