Collaboratrice backoffice / Administration de cabinet & service aux patients

Collaboratrice backoffice / Administration de cabinet & service aux patients (50 %) Collaborateur backoffice / Administration de cabinet & service aux patients (50 %) Lieu de travail : Reinach BL Taux d'occupation : 50 % (du lundi au vendredi, chaque matin) Type de contrat : Contrat à durée indéterminée Organisation avec structure et responsabilité Pour Physiobox swiss GmbH, nous recherchons une personne fiable, organisée et autonome pour notre backoffice. Vous vous assurez que les processus administratifs de nos cabinets de physiothérapie fonctionnent sans heurts, coordonnez les rendez-vous, soutenez les patients et les thérapeutes et soutenez notre direction. Vous aimez téléphoner, abordez les gens de manière ouverte et prenez plaisir à accompagner les intéressés et les patients de manière compétente. Un non ou une annulation de rendez-vous ne vous déstabilisent pas – vous restez aimable, professionnel et cherchez une solution appropriée. Vos tâches Administration des patients & gestion des rendez-vous Accompagnement téléphonique des patients et des intéressés Planification active des rendez-vous et utilisation optimale des thérapeutes Enregistrement des nouveaux patients dans le système de cabinet Organisation et coordination des premiers et des rendez-vous de suivi Traitement des reports et des annulations de rendez-vous Gestion des listes d'attente et des capacités de rendez-vous disponibles Documentation des contacts avec les patients et des modifications de rendez-vous Contrôle du respect de la règle de désinscription de 24 heures Enregistrement des notifications de maladie et des modifications de rendez-vous à court terme Ordonnances et assurances Enregistrement et contrôle des ordonnances de physiothérapie Préparation et dépôt des demandes de prise en charge des coûts Communication avec les caisses d'assurance maladie et les assureurs Contrôle des ordonnances de longue durée et des ordonnances de suivi Contrôle de l'exhaustivité des ordonnances et des informations d'assurance Accompagnement administratif des cas KVG, UVG et MTT Backoffice & administration Traitement des e-mails et de la correspondance générale Entretien et gestion des documents numériques Entretien des données de base dans les systèmes utilisés Création et mise à jour de modèles, de listes et de documentation Soutien administratif à la direction Collaboration à des projets et à des optimisations de processus Organisation ainsi que préparation et suivi des réunions Organisation de cabinet Assurance d'un fonctionnement sans heurts du cabinet Contrôle et préparation des locaux du cabinet Gestion des consommables et des commandes Coordination des tâches organisationnelles récurrentes Soutien de nos sites pour les questions administratives Gestion des factures et des débiteurs Contrôle des factures ouvertes avant la planification des rendez-vous Préparation des documents pour la comptabilité Traitement administratif des rappels de paiement Documentation des cas particuliers conformément aux directives internes Horaires de travail 50 % d'occupation Du lundi au vendredi Chaque matin environ 07h00 à 11h00/12h00 Ce que vous apportez Formation commerciale (KV EFZ) ou qualification équivalente Expérience dans l'administration, l'organisation de cabinet ou le domaine de la santé est un avantage Vous parlez couramment allemand et anglais, à l'oral et à l'écrit Utilisation sûre de MS Office 365 et des systèmes numériques Compréhension rapide et travail autonome Discrétion et conscience de la responsabilité Plaisir de téléphoner et de communiquer avec les gens Ce qui vous distingue Vous travaillez de manière structurée, exacte et fiable. Vous gardez une vue d'ensemble même dans des situations hectiques. Vous aimez téléphoner et vous présentez de manière aimable et sûre. Vous abordez les gens de manière ouverte et communiquez de manière orientée vers le service. Vous restez motivé et professionnel même en cas de réserve ou d'annulation. Vous réfléchissez et identifiez les potentialités d'amélioration. Vous aimez travailler de manière indépendante. Vous vous sentez à l'aise dans un environnement de travail numérique et vous vous familiarisez avec de nouveaux programmes. Ce que vous attendez Travail responsable et varié Outils de travail numériques modernes Chemins de décision courts Travail autonome avec beaucoup de responsabilité Équipe appréciative et familiale Possibilité de contribuer activement à la mise en forme des processus Perspective à long terme dans une entreprise de santé en croissance Lieu de travail avec sens – nous aidons les gens à retrouver leur qualité de vie. Café de haute qualité – sans compromis. Intéressé ? Nous recherchons non pas une candidature parfaite – mais la personnalité appropriée. envoyez-nous : votre CV & certificats pertinents et racontez-nous en quelques phrases : Qui êtes-vous ? Pourquoi voulez-vous rejoindre notre équipe ? Qu'apportez-vous qui ne ressort pas de votre CV ? Nous nous réjouissons de vous rencontrer !