Assistant de direction auprès du CEO

Assistant de direction auprès du CEO (60–100%) Aider le CEO et l'équipe à rester concentrés sur ce qui importe le plus. Gapfruit est une entreprise suisse de deep-tech qui développe des technologies pour des appareils connectés de confiance. Nous sommes actuellement en pleine transformation, passant d'une startup axée sur la technologie à une entreprise en phase de croissance commerciale. ‍ Nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction auprès du CEO expérimenté(e) et hautement fiable, capable d'apporter de la structure dans un environnement en mouvement rapide, d'anticiper les besoins et de prendre la responsabilité des nombreuses tâches qui permettent au CEO et à l'équipe de fonctionner efficacement. ‍ Il ne s'agit pas d'un rôle purement administratif. Beaucoup de nos processus sont encore en évolution, les priorités peuvent changer rapidement et tout ne s'accompagne pas d'une procédure établie. Nous recherchons donc une personne à l'aise avec l'ambiguïté, capable de créer de la structure là où elle manque et de mener à bien les choses sans avoir besoin d'instructions détaillées. Votre rôle Vous travaillez en étroite collaboration avec le CEO tout en soutenant également l'équipe élargie si nécessaire. Vos responsabilités incluent : Gestion et coordination de l'agenda, des réunions et des déplacements du CEO Préparation des réunions, des documents et de la correspondance et suivi des points d'action Soutien à l'administration liée au Board, aux actionnaires et aux investisseurs Coordination des rendez-vous avec les clients, les partenaires et les parties prenantes externes Organisation des réunions d'entreprise, des événements et des voyages d'affaires Gestion des documents, des factures et de l'administration générale Coordination des prestataires de services externes et des questions liées au bureau Établissement de processus administratifs simples et efficaces là où ils font encore défaut Identifier ce qui doit être fait, prioriser de manière indépendante et prendre la responsabilité de l'exécution Travailler chez Gapfruit Gapfruit est dans une phase de transformation rapide. Cela signifie que tout n'est pas encore parfaitement organisé et que certaines structures et processus doivent encore être construits. Vous devez être à l'aise pour évoluer dans cet environnement. Nous apprécions les personnes qui restent calmes lorsque les priorités changent, trouvent des solutions pragmatiques et créent de la structure plutôt que d'attendre que quelqu'un d'autre le fasse. ‍ Il s'agit également d'un rôle sur site à notre bureau à Zug. Compte tenu de la nature du poste et de la collaboration étroite au quotidien avec le CEO et l'équipe, une présence régulière au bureau est essentielle. Le travail à distance occasionnel peut être possible, mais ce poste n'est pas conçu comme un poste hybride ou à distance. Ce que nous recherchons Nous recherchons une personne expérimentée, fiable et discrète, qui aime instaurer de l'ordre dans un environnement dynamique et rendre les personnes qui l'entourent plus efficaces. Expérience en tant qu'Assistant de direction, Assistant personnel, Office Manager ou dans un rôle similaire Style de travail hautement structuré, fiable et proactif Aisance à travailler dans un environnement où tous les processus ne sont pas encore établis Capacité à rester calme, à prioriser et à prendre des décisions pragmatiques lorsque plusieurs choses se produisent en même temps Fort jugement et capacité à travailler de manière indépendante Compétences en communication professionnelle en allemand et en anglais Assurance dans la collaboration avec des cadres dirigeants et des parties prenantes externes Haut niveau de discrétion lors de la manipulation d'informations confidentielles et sensibles Attitude pragmatique, concrète et volonté de prendre des responsabilités au-delà d'une description de poste étroitement définie Nous n'attendons pas la perfection ou une longue liste de qualifications formelles. Ce qui importe le plus, c'est la confiance, l'engagement, la prise de responsabilité et une approche pragmatique pour accomplir les tâches. Questions de sécurité En tant qu'entreprise de technologie et de sécurité, nous prenons la sécurité de l'information au sérieux dans chaque partie de l'organisation. Par conséquent, une forte sensibilisation aux principes de base de la sécurité est essentielle. Nous attendons une manipulation prudente des informations confidentielles, des identifiants, des appareils, des documents et des communications externes, ainsi que la discipline de suivre nos politiques de sécurité et de remettre en question les situations qui semblent anormales. Ce à quoi vous pouvez vous attendre Collaboration étroite au quotidien avec le CEO et aperçu de tous les domaines d'une entreprise de deep-tech en pleine croissance Une petite équipe hautement qualifiée Une véritable responsabilité et un haut niveau de confiance Un environnement où vous pouvez créer activement de la structure plutôt que de simplement suivre les processus existants L'opportunité de façonner votre rôle à mesure que Gapfruit se développe Une collaboration à long terme avec la possibilité d'assumer des responsabilités plus larges Si vous aimez créer de la structure dans un environnement en mouvement rapide, si vous pensez naturellement avec un temps d'avance et si vous tirez satisfaction du fait de vous assurer que les choses sont réellement accomplies, nous serions ravis d'avoir de vos nouvelles. Postuler Si vous êtes enthousiaste, nous aimerions vous entendre ! POSTULEZ ICI Chaque candidature est examinée manuellement par un membre de notre équipe. jpid38355c2jm jit0834jm jiy26jm