Executive Assistant to the CEO

Executive Assistant to the CEO (60–100%) Unterstützung des CEO und des Teams dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Gapfruit ist ein Schweizer Deep-Tech-Unternehmen, das Technologien für vertrauenswürdige vernetzte Geräte entwickelt. Wir befinden uns derzeit in der Transformation von einem technologiegetriebenen Startup zu einem kommerziell skalierenden Unternehmen. ‍ Wir suchen eine erfahrene und hochzuverlässige Executive Assistant zum CEO, die Struktur in ein schnelllebiges Umfeld bringt, vorausschauend denkt und die Verantwortung für die vielen Dinge übernimmt, die den CEO und das Team effektiv am Laufen halten. ‍ Dies ist keine rein administrative Rolle. Viele unserer Prozesse befinden sich noch in der Entwicklung, Prioritäten können sich schnell ändern, und nicht alles erfolgt nach einem etablierten Verfahren. Wir suchen daher jemanden, der mit Unklarheiten umgehen kann, Struktur schafft, wo sie fehlt, und Dinge erledigt, ohne detaillierte Anweisungen zu benötigen. Ihre Rolle Sie arbeiten eng mit dem CEO zusammen und unterstützen gleichzeitig das breitere Team, wo es nötig ist. Zu Ihren Aufgaben gehören: Verwaltung und Koordination des Kalenders, der Meetings und der Reisen des CEO Vorbereitung von Meetings, Dokumenten und Korrespondenz sowie Nachverfolgung von Aktionspunkten Unterstützung der Administration im Zusammenhang mit Board, Aktionären und Investoren Koordination von Terminen mit Kunden, Partnern und externen Stakeholdern Organisation von Firmenmeetings, Events und Geschäftsreisen Handhabung von Dokumenten, Rechnungen und allgemeiner Administration Koordination externer Dienstleister und bürobezogener Angelegenheiten Etablierung einfacher und effektiver administrativer Prozesse, wo diese noch fehlen Identifizierung dessen, was zu tun ist, unabhängige Priorisierung und Übernahme der Verantwortung für die Umsetzung Arbeiten bei Gapfruit Gapfruit befindet sich in einer Phase des schnellen Wandels. Das bedeutet, dass noch nicht alles perfekt organisiert ist und einige Strukturen und Prozesse erst noch aufgebaut werden müssen. Sie sollten in der Lage sein, in diesem Umfeld sicher zu agieren. Wir schätzen Menschen, die ruhig bleiben, wenn sich Prioritäten verschieben, pragmatische Lösungen finden und Struktur schaffen, anstatt darauf zu warten, dass jemand anderes sie bereitstellt. ‍ Dies ist zudem eine Vor-Ort-Rolle in unserem Büro in Zug. Aufgrund der Art der Position und der engen täglichen Zusammenarbeit mit dem CEO und dem Team ist eine regelmässige Präsenz im Büro unerlässlich. Gelegentliches Remote-Arbeiten mag möglich sein, aber die Stelle ist nicht als Hybrid- oder Remote-Position konzipiert. Was wir suchen Wir suchen jemanden, der erfahren, zuverlässig und diskret ist und Freude daran hat, Ordnung in einem dynamischen Umfeld zu schaffen und die Menschen um sie herum effektiver zu machen. Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant, Office Manager oder in einer ähnlichen Rolle Hochstrukturierte, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise Sicherer Umgang mit einem Umfeld, in dem noch nicht jeder Prozess etabliert ist Fähigkeit, ruhig zu bleiben, zu priorisieren und pragmatische Entscheidungen zu treffen, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren Starkes Urteilsvermögen und die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten Professionelle Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch Sicherheit in der Zusammenarbeit mit Führungskräften und externen Stakeholdern Hohes Mass an Diskretion beim Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen Pragmatische, anpackende Einstellung und die Bereitschaft, Verantwortung über eine eng definierte Stellenbeschreibung hinaus zu übernehmen Wir erwarten keine Perfektion oder eine lange Liste formaler Qualifikationen. Was am wichtigsten ist, sind Vertrauen, Engagement, Eigenverantwortung und ein pragmatischer Ansatz, um Dinge zu erledigen. Sicherheitsthemen Als Technologie- und Sicherheitsunternehmen nehmen wir die Informationssicherheit in jedem Teil der Organisation ernst. Daher ist ein ausgeprägtes Bewusstsein für grundlegende Sicherheitsprinzipien unerlässlich. Wir erwarten einen sorgfältigen Umgang mit vertraulichen Informationen, Zugangsdaten, Geräten, Dokumenten und externer Kommunikation sowie die Disziplin, unsere Sicherheitsrichtlinien zu befolgen und Situationen zu hinterfragen, die sich nicht richtig anfühlen. Was Sie erwarten können Enge tägliche Zusammenarbeit mit dem CEO und Einblicke in alle Bereiche eines wachsenden Deep-Tech-Unternehmens Ein kleines, hochqualifiziertes Team Echte Verantwortung und ein hohes Mass an Vertrauen Ein Umfeld, in dem Sie aktiv Struktur schaffen können, anstatt lediglich bestehende Prozesse zu befolgen Die Möglichkeit, Ihre Rolle mit dem Wachstum von Gapfruit mitzugestalten Langfristige Zusammenarbeit mit Raum, um breitere Verantwortungen zu übernehmen Wenn Sie Freude daran haben, Struktur in einem schnelllebigen Umfeld zu schaffen, von Natur aus einen Schritt voraus denken und Befriedigung daraus ziehen, sicherzustellen, dass Dinge tatsächlich erledigt werden, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören. Bewerben Wenn Sie begeistert sind, würden wir gerne von Ihnen hören! HIER BEWERBEN Jede Bewerbung wird manuell von einem Mitglied unseres Teams geprüft. jpid38355c2jm jit0834jm jiy26jm