Executive Assistant to the CEO

Executive Assistant to the CEO (60–100%) Aiutare il CEO e il team a rimanere concentrati su ciò che conta di più. Gapfruit è un'azienda svizzera deep-tech che sviluppa tecnologie per dispositivi connessi affidabili. Attualmente ci stiamo trasformando da una startup guidata dalla tecnologia in un'azienda in fase di scaling commerciale. ‍ Cerchiamo un Executive Assistant to the CEO esperto e altamente affidabile che porti struttura in un ambiente in rapida evoluzione, che pensi in anticipo e si assuma la responsabilità delle molte attività che permettono al CEO e al team di operare efficacemente. ‍ Questo non è un ruolo puramente amministrativo. Molti dei nostri processi sono ancora in evoluzione, le priorità possono cambiare rapidamente e non tutto avviene con una procedura stabilita. Cerchiamo quindi qualcuno che sia a proprio agio con l'ambiguità, che crei struttura dove manca e che faccia le cose senza aver bisogno di istruzioni dettagliate. Il tuo ruolo Lavorerai a stretto contatto con il CEO supportando al contempo il resto del team dove necessario. Le tue responsabilità includono: Gestire e coordinare il calendario, le riunioni e i viaggi del CEO Preparare riunioni, documenti e corrispondenza e dare seguito alle azioni da intraprendere Supportare l'amministrazione relativa al Board, agli azionisti e agli investitori Coordinare appuntamenti con clienti, partner e stakeholder esterni Organizzare riunioni aziendali, eventi e viaggi di lavoro Gestire documenti, fatture e amministrazione generale Coordinare fornitori di servizi esterni e questioni relative all'ufficio Stabilire processi amministrativi semplici ed efficaci dove sono ancora mancanti Identificare ciò che deve essere fatto, dare priorità in modo indipendente e assumersi la responsabilità di completare il compito Lavorare in Gapfruit Gapfruit è in una fase di rapida trasformazione. Ciò significa che non tutto è ancora perfettamente organizzato e che alcune strutture e processi devono ancora essere costruiti. Dovresti essere a tuo agio nell'operare in questo ambiente. Apprezziamo le persone che rimangono calme quando le priorità cambiano, trovano soluzioni pragmatiche e creano struttura invece di aspettare che qualcun altro la fornisca. ‍ Si tratta anche di un ruolo in sede presso il nostro ufficio a Zug. Data la natura della posizione e la stretta collaborazione quotidiana con il CEO e il team, la presenza regolare in ufficio è essenziale. Un occasionale lavoro da remoto potrebbe essere possibile, ma questa non è progettata come una posizione ibrida o remota. Cosa cerchiamo Cerchiamo una persona esperta, affidabile e discreta che ami creare ordine in un ambiente dinamico e rendere più efficaci le persone che la circondano. Esperienza come Executive Assistant, Personal Assistant, Office Manager o in un ruolo simile Stile di lavoro altamente strutturato, affidabile e proattivo Capacità di lavorare in un ambiente in cui non tutti i processi sono ancora stabiliti Capacità di mantenere la calma, dare priorità e prendere decisioni pragmatiche quando accadono diverse cose contemporaneamente Forte capacità di giudizio e capacità di lavorare indipendentemente Competenze comunicative professionali in tedesco e inglese Sicurezza nel lavorare con alti dirigenti e stakeholder esterni Alto livello di discrezione nella gestione di informazioni riservate e sensibili Atteggiamento pragmatico, operativo e volontà di assumersi responsabilità oltre una descrizione del lavoro strettamente definita Non ci aspettiamo la perfezione o una lunga lista di qualifiche formali. Ciò che conta di più è la fiducia, l'impegno, la responsabilità e un approccio pragmatico per portare a termine le cose. Questioni di sicurezza In quanto azienda tecnologica e di sicurezza, prendiamo seriamente la sicurezza delle informazioni in ogni parte dell'organizzazione. Pertanto, una forte consapevolezza dei principi di base della sicurezza è essenziale. Ci aspettiamo una gestione attenta di informazioni riservate, credenziali, dispositivi, documenti e comunicazioni esterne, nonché la disciplina di seguire le nostre politiche di sicurezza e mettere in discussione le situazioni che non sembrano corrette. Cosa puoi aspettarti Stretta collaborazione quotidiana con il CEO e visione di tutte le aree di un'azienda deep-tech in crescita Un team piccolo e altamente qualificato Vera responsabilità e un alto livello di fiducia Un ambiente in cui puoi creare attivamente struttura invece di limitarti a seguire i processi esistenti L'opportunità di dare forma al tuo ruolo mentre Gapfruit cresce Collaborazione a lungo termine con margini per assumere responsabilità più ampie Se ti piace creare struttura in un ambiente in rapida evoluzione, pensi naturalmente un passo avanti e provi soddisfazione nell'assicurarti che le cose vengano effettivamente fatte, saremo lieti di sentirti. Candidati Se sei entusiasta, saremmo lieti di conoscerti! CANDIDATI QUI Ogni candidatura viene esaminata manualmente da un membro del nostro team. jpid38355c2jm jit0834jm jiy26jm