Assistant P&C / AS (F/M/D), 90-100%, basé à Zurich

Helvetas est une organisation spécialisée dans la coopération au développement et la réponse humanitaire, ancrée en Suisse. Notre vision est un monde juste dans lequel tous les individus déterminent le cours de leur vie avec dignité et sécurité, en utilisant les ressources environnementales de manière durable.

Pour nos équipes People & Culture (P&C) et Advisory Services (AS) basées à Zurich, nous recherchons un assistant P&C / AS pour rejoindre notre organisation à partir du 1 janvier 2026 ou selon accord.

VOS PRINCIPALES TÂCHES

Si vous aimez apporter de la structure à des travaux variés, soutenir les personnes et les équipes, et maintenir la dynamique des processus importants, ce rôle vous donne l'opportunité de contribuer à deux départements dynamiques au sein d'une organisation internationale axée sur une mission.

En tant qu'assistant P&C / AS, vous :

• Assurerez une administration et une coordination RH de haute qualité tout au long du cycle de vie des employés du siège et jouerez un rôle important en tant que formateur professionnel dans notre programme d'apprentissage
• Soutiendrez Advisory Services par (inter) les processus départementaux, la gestion de l'information, les outils numériques et la communication.

Vous obtiendrez un rôle varié avec une responsabilité significative, un contact étroit avec les employés, les gestionnaires et d'autres assistants, ainsi que la chance de façonner des améliorations pratiques. Travailler entre P&C et Advisory Services vous donnera un large aperçu d'une organisation internationale, tandis que les projets interdépartementaux et le développement des apprentis offrent des possibilités d'apprentissage et de croissance. Vous rejoindrez des collègues collaboratifs qui valorisent l'initiative, la fiabilité et l'esprit d'équipe.

Soutien People & Culture (60%) :

• Administration du personnel : Préparer les documents d'emploi, tenir à jour les données et les dossiers des employés, et répondre aux questions administratives.
• Onboarding et offboarding : Coordonner les entrées, les départs et les mouvements internes des employés, y compris le Welcome Day, les calendriers d'intégration, les réunions d'introduction et les informations pertinentes pour les responsables hiérarchiques.
• Soutien au recrutement : Publier des annonces, gérer les candidats et tenir à jour les dossiers de recrutement pour les postes en Suisse.
• Formation et supervision des apprentis : Agir en tant que formateur pratique pour les apprentis pendant leur stage au département P&C et en tant que formateur professionnel pour le site de Zurich, en coordonnant les plans de formation, les tâches pratiques et les évaluations, en assurant la liaison avec les partenaires internes et externes concernés, et en fournissant un encadrement quotidien et des commentaires constructifs.
• Soutien à l'équipe : Assurer le remplacement administratif convenu et soutenir les besoins de coordination opérationnelle.

Soutien Advisory Services (30-40%) :

• Soutien au département et au Directeur : Soutien opérationnel au Directeur AS, gestion du calendrier et des factures, planification des événements et des réunions, coordination des questions administratives.
• Processus et informations : Maintenir les processus et les plateformes départementaux ; soutenir les déclarations de capacités, l'assurance qualité et l'intégration et le départ du personnel.
• Apprentissage numérique : Co-diriger le projet mondial d'intégration numérique, servir de point focal pour FABO (plateforme d'e-learning) en fournissant un soutien au personnel de Helvetas.
• Communication : Coordonner la newsletter, les mises à jour du site web, les profils des conseillers et d'autres contenus ; répondre aux questions et demandes internes et externes.

VOS QUALIFICATIONS

• Formation professionnelle commerciale achevée ou une qualification équivalente ; une formation complémentaire en RH, formation professionnelle, administration ou coordination de projet est un avantage
• Au moins trois ans d'expérience dans un rôle administratif ou de coordination, y compris une expérience initiale en administration RH ou une fonction de service aux employés comparable
• Une personnalité orientée service, collaborative et axée sur les solutions, capable de travailler de manière indépendante et efficace dans deux départements
• Solides compétences en planification et en organisation, avec une approche structurée, précise et proactive des priorités, des échéances et du suivi
• Expérience dans la préparation de documents, la coordination de processus et la manipulation d'informations confidentielles avec un bon jugement et de la discrétion
• Capacité et intérêt pour guider les apprentis dans leur travail quotidien ; une expérience préalable en supervision ou la volonté d'obtenir la certification requise est un avantage
• Très bon niveau écrit et parlé en allemand et en anglais, complété par une bonne connaissance de travail du français ; l'espagnol ou l'italien est un atout
• Solides compétences Microsoft 365, particulièrement Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams et SharePoint, et l'aisance de s'engager avec de nouveaux systèmes RH et de collaboration
• L'expérience de l'administration du recrutement, des processus du cycle de vie des employés, des plateformes d'apprentissage numérique, des intranets ou des systèmes de gestion des connaissances est un avantage
• Intérêt pour la coopération internationale au développement et pour le travail avec des collègues de différents horizons professionnels et culturels

NOTRE OFFRE

Chez Helvetas, vous ferez partie d'une organisation axée sur une mission où votre travail crée un impact mondial significatif. Nous favorisons une culture de bienveillance et de collaboration basée sur la confiance, la flexibilité et la responsabilité. Vous évoluerez dans un environnement professionnel qui valorise l'intégrité, l'empathie et l'apprentissage continu. - We care. We commit.

Nous offrons un rôle varié et significatif