P&C / AS Assistant (F/M/D), 90-100%, ansässig in Zurich

Helvetas ist eine in der Schweiz verankerte Organisation, die auf Entwicklungszusammenarbeit und humanitäre Hilfe spezialisiert ist. Unsere Vision ist eine gerechte Welt, in der alle Menschen ihr Leben in Würde und Sicherheit selbstbestimmt gestalten und die Umweltressourcen nachhaltig nutzen.

Für unsere Teams People & Culture (P&C) und Advisory Services (AS) mit Sitz in Zurich suchen wir eine/n P&C / AS Assistant, die/der unsere Organisation per 1. Januar 2026 oder nach Vereinbarung verstärkt.

IHRE HAUPTAUFGABEN

Wenn es Ihnen Freude bereitet, Struktur in abwechslungsreiche Aufgaben zu bringen, Menschen und Teams zu unterstützen und wichtige Prozesse am Laufen zu halten, bietet Ihnen diese Rolle die Möglichkeit, in zwei dynamischen Abteilungen einer internationalen, sinnstiftenden Organisation beizutragen.

Als P&C / AS Assistant werden Sie:

• Eine hochwertige HR-Administration und Koordination über den gesamten Employee Lifecycle des Hauptsitzes hinweg leisten und eine wichtige Rolle als Berufsbildner/in in unserem Lehrlingsprogramm spielen.
• Advisory Services bei (inter-)departementalen Prozessen, dem Informationsmanagement, digitalen Tools und der Kommunikation unterstützen.

Sie erwartet eine vielseitige Rolle mit bedeutender Eigenverantwortung, engem Kontakt zu Mitarbeitenden, Führungskräften und anderen Assistenzen sowie die Chance, praktische Verbesserungen mitzugestalten. Die Arbeit in den Bereichen P&C und Advisory Services bietet Ihnen einen breiten Einblick in eine internationale Organisation, während interdepartementale Projekte und die Entwicklung von Lernenden Raum für Lernen und Wachstum bieten. Sie werden Teil eines kollaborativen Teams, das Initiative, Zuverlässigkeit und einen unterstützenden Teamgeist schätzt.

Unterstützung People & Culture (60%):

• Personaladministration: Erstellen von Arbeitsunterlagen, Pflege von Mitarbeiterdaten und -akten sowie Beantwortung administrativer Anfragen.
• Onboarding und Offboarding: Koordination von Neueintritten, Austritten und internen Wechseln, einschliesslich Welcome Day, Onboarding-Plänen, Einführungsgesprächen und relevanten Informationen für die Linienvorgesetzten.
• Unterstützung im Recruiting: Veröffentlichung von Stellenanzeigen, Verwaltung der Bewerber und Führung der Rekrutierungsunterlagen für Schweizer Positionen.
• Ausbildung und Betreuung von Lernenden: Agieren als Praxisbildner/in für Lernende während ihres Einsatzes in der P&C-Abteilung sowie als Berufsbildner/in für den Standort Zurich; Koordination von Ausbildungsplänen, praktischen Aufgaben und Beurteilungen, Kontaktpflege zu relevanten internen und externen Partnern sowie tägliche Anleitung und konstruktives Feedback.
• Teamunterstützung: Übernahme vereinbarter administrativer Stellvertretungen und Unterstützung bei operativen Koordinationsbedürfnissen.

Unterstützung Advisory Services (30-40%):

• Unterstützung der Abteilung und der Direktion: Operative Unterstützung der AS Director, Kalender- und Rechnungsmanagement, Planung von Veranstaltungen und Sitzungen, Koordination administrativer Angelegenheiten.
• Prozesse und Informationen: Pflege von Abteilungsabläufen und -plattformen; Unterstützung bei Capability Statements, Qualitätssicherung sowie beim Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden.
• Digitales Lernen: Mitleitung des globalen digitalen Onboarding-Projekts, Ansprechperson für FABO (E-Learning-Plattform) zur Unterstützung der Helvetas-Mitarbeitenden.
• Kommunikation: Koordination des Newsletters, Website-Updates, Beraterprofile und anderer Inhalte; Beantwortung interner und externer Anfragen und Bitten.

IHRE QUALIFIKATIONEN

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine gleichwertige Qualifikation; Weiterbildungen in HR, Berufsbildung, Administration oder Projektkoordination sind von Vorteil.
• Mindestens drei Jahre Erfahrung in einer administrativen oder koordinierenden Rolle, einschliesslich erster Erfahrung in der HR-Administration oder einer vergleichbaren Employee-Service-Funktion.
• Eine serviceorientierte, kollaborative und lösungsorientierte Persönlichkeit, die in der Lage ist, unabhängig und effektiv über zwei Abteilungen hinweg zu arbeiten.
• Starke Planungs- und Organisationsfähigkeiten mit einem strukturierten, präzisen und proaktiven Ansatz bei Prioritäten, Terminen und Nachfassaktionen.
• Erfahrung in der Erstellung von Dokumenten, der Koordination von Prozessen und dem Umgang mit vertraulichen Informationen mit gutem Urteilsvermögen und Diskretion.
• Fähigkeit und Interesse, Lernende in ihrer täglichen Arbeit anzuleiten; bisherige Erfahrung in der Aufsicht oder die Bereitschaft, die erforderliche Zertifizierung zu erwerben, ist von Vorteil.
• Sehr gute schriftliche und mündliche Deutsch- und Englischkenntnisse, ergänzt durch gute Arbeitskenntnisse in Französisch; Spanisch oder Italienisch ist ein Plus.
• Fundierte Microsoft 365-Kenntnisse, insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams und SharePoint, sowie die Sicherheit im Umgang mit neuen HR- und Kollaborationssystemen.
• Erfahrung mit Recruiting-Administration, Employee-Lifecycle-Prozessen, digitalen Lernplattformen, Intranets oder Wissensmanagementsystemen ist von Vorteil.
• Interesse an internationaler Entwicklungszusammenarbeit und an der Zusammenarbeit mit Kollegen aus unterschiedlichen beruflichen und kulturellen Hintergründen.

UNSER ANGEBOT

Bei Helvetas werden Sie Teil einer sinnstiftenden Organisation, in der Ihre Arbeit eine bedeutende globale Wirkung erzielt. Wir fördern eine fürsorgliche und kollaborative Kultur, die auf Vertrauen, Flexibilität und Verantwortlichkeit basiert. Sie werden in einem professionellen Umfeld wachsen, das Integrität, Empathie und kontinuierliches Lernen schätzt. – We care. We commit.

Wir bieten eine vielseitige und sinnvolle Rolle in einem motivierten Team mit attraktiven Arbeitsbedingungen. Sie können einen modernen Arbeitsplatz in einem multikulturellen Umfeld im Zentrum von Zurich erwarten.

BEREIT ZU BEWERBEN?

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