Assistente P&C / AS (F/M/D), 90-100%, con sede a Zurich

Helvetas è un'organizzazione specializzata nella cooperazione allo sviluppo e nella risposta umanitaria, con sede in Svizzera. La nostra visione è un mondo giusto in cui tutte le persone determinino il corso delle proprie vite con dignità e sicurezza, utilizzando le risorse ambientali in modo sostenibile.

Per i nostri team People & Culture (P&C) e Advisory Services (AS) con sede a Zurich, siamo alla ricerca di un/una Assistente P&C / AS da inserire nella nostra organizzazione a partire dal 1 gennaio 2026 o previo accordo.

I TUOI COMPITI PRINCIPALI

Se ami dare struttura a un lavoro variegato, supportare persone e team e mantenere attivi processi importanti, questo ruolo ti offre l'opportunità di contribuire in due dipartimenti dinamici all'interno di un'organizzazione internazionale orientata a uno scopo.

In qualità di Assistente P&C / AS, ti occuperai di:

• Fornire un'amministrazione e un coordinamento HR di alta qualità attraverso l'intero ciclo di vita dei dipendenti della sede centrale e svolgere un ruolo importante come formatore professionale nel nostro programma di apprendistato
• Supportare gli Advisory Services con processi (inter)dipartimentali, gestione delle informazioni, strumenti digitali e comunicazione.

Assumerai un ruolo variegato con una significativa autonomia, un contatto stretto con dipendenti, manager e altri assistenti, e la possibilità di dare forma a miglioramenti pratici. Lavorare tra P&C e Advisory Services ti offrirà una visione ampia di un'organizzazione internazionale, mentre i progetti interdipartimentali e lo sviluppo degli apprendisti offriranno spazio per imparare e crescere. Ti unirai a colleghi collaborativi che apprezzano l'iniziativa, l'affidabilità e uno spirito di squadra solidale.

Supporto People & Culture (60%):

• Amministrazione dei dipendenti: Preparare documenti di assunzione, mantenere i dati e i file dei dipendenti e rispondere a quesiti amministrativi.
• Onboarding e offboarding: Coordinare ingressi, uscite e trasferimenti interni dei dipendenti, inclusi Welcome Day, programmi di onboarding, riunioni introduttive e informazioni rilevanti per i responsabili diretti.
• Supporto al reclutamento: Pubblicare annunci, gestire i candidati e mantenere i registri di reclutamento per le posizioni in Svizzera.
• Formazione e supervisione degli apprendisti: Agire come formatore pratico per gli apprendisti durante il loro tirocinio nel dipartimento P&C e come formatore professionale per la sede di Zurich, coordinando piani di formazione, compiti pratici e valutazioni, interfacciandosi con i partner interni ed esterni rilevanti e fornendo guida quotidiana e feedback costruttivi.
• Supporto al team: Fornire la copertura amministrativa concordata e supportare le esigenze di coordinamento operativo.

Supporto Advisory Services (30-40%):

• Supporto al dipartimento e al Direttore: Supporto operativo al Direttore AS, gestione di calendario e fatture, pianificazione di eventi e riunioni, coordinamento di questioni amministrative.
• Processi e informazioni: Mantenere i processi e le piattaforme dipartimentali; supportare le dichiarazioni di capacità (capability statements), l'assicurazione qualità e l'onboarding e offboarding del personale.
• Apprendimento digitale: Co-condurre il progetto globale di onboarding digitale, fungere da punto di riferimento per FABO (piattaforma di e-learning) fornendo supporto al personale Helvetas.
• Comunicazione: Coordinare la newsletter, gli aggiornamenti del sito web, i profili dei consulenti e altri contenuti; rispondere a domande e richieste interne ed esterne.

LE TUE QUALIFICHE

• Formazione professionale commerciale completata o qualifica equivalente; una formazione ulteriore in HR, formazione professionale, amministrazione o coordinamento di progetti è un vantaggio
• Almeno tre anni di esperienza in un ruolo amministrativo o di coordinamento, inclusa l'esperienza iniziale nell'amministrazione HR o in una funzione comparabile di servizio ai dipendenti
• Una personalità orientata al servizio, collaborativa e focalizzata sulle soluzioni, capace di lavorare in modo indipendente ed efficace in due dipartimenti
• Forti capacità di pianificazione e organizzazione, con un approccio strutturato, preciso e proattivo verso priorità, scadenze e follow-up
• Esperienza nella preparazione di documenti, nel coordinamento di processi e nella gestione di informazioni riservate con buon giudizio e discrezione
• Capacità e interesse a guidare gli apprendisti nel loro lavoro quotidiano; una precedente esperienza di supervisione o la volontà di ottenere la certificazione richiesta è un vantaggio
• Ottima conoscenza scritta e orale del tedesco e dell'inglese, integrata da una buona conoscenza operativa del francese; lo spagnolo o l'italiano sono un plus
• Forti competenze Microsoft 365, in particolare Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams e SharePoint, e sicurezza nell'utilizzare nuovi sistemi HR e di collaborazione
• L'esperienza con l'amministrazione del reclutamento, i processi del ciclo di vita dei dipendenti, le piattaforme di apprendimento digitale, le intranet o i sistemi di gestione della conoscenza è un vantaggio
• Interesse per la cooperazione internazionale allo sviluppo e per il lavoro con colleghi di diversi background professionali e culturali

LA NOSTRA OFFERTA

In Helvetas, farai parte di un'organizzazione orientata a uno scopo dove il tuo lavoro creerà un impatto globale significativo. Promuoviamo una cultura di cura e collaborazione basata sulla fiducia, la flessibilità e la responsabilità. Crescerai in un ambiente professionale che valorizza l'integrità, l'empatia e l'apprendimento continuo. - Ci prendiamo cura. Ci impegniamo.

Offriamo un ruolo variegato e significativo in un team motivato, con condizioni di lavoro attraenti. Puoi aspettarti un luogo di lavoro moderno in un ambiente multiculturale nel centro di Zurich.

PRONTO A CANDIDARTI?

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