Sekretärin/Sekretär des Chefarztes der Klinik für Gynäkologie - 100%

Unternehmensbeschreibung ##

Mit mehr als 13'000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die 160 Berufe repräsentieren, sind die Hôpitaux Universitaires de Genève eine nationale und internationale Referenzeinrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um unseren Rückblick 2025 einzusehen, indem Sie hier klicken.

Die Stelle ist der Abteilung für Frau, Kind und Jugendliche unterstellt, deren Mission es ist, eine qualitativ hochwertige und an die Bedürfnisse der Frauen in jeder Phase ihres Lebens angepasste Versorgung sowie an die gesundheitlichen Probleme von Neugeborenen, Kindern und Jugendlichen von der Geburt bis zum Alter von 16 Jahren zu bieten. Sie arbeitet an der Entwicklung von Spitzenleistungen und fachspezifischen Kompetenzzentren.

Die Klinik für Gynäkologie umfasst zahlreiche Spezialisierungen in chirurgischen und medizinischen Bereichen. Die Klinik beherbergt auch das Centre du sein, in dem ein multidisziplinäres Team eine personalisierte Betreuung der Frauen gewährleistet. Die Einheiten für Perineologie, Reproduktionsmedizin und gynäkologische Endokrinologie sowie Konsultationen rund um das Ovar oder Endometriose sind ebenfalls Teil des Bereichs der Gynäkologie.

Stellenbeschreibung ##

Innerhalb der Klinik für Gynäkologie unterstützen Sie den Chefarzt bei der administrativen Verwaltung und Organisation der Klinik in den klinischen, akademischen und Forschungsbereichen, indem Sie die Schnittstelle zwischen den verschiedenen Berufsgruppen sicherstellen.

Sie organisieren Termine, Sitzungen und Seminare, indem Sie den elektronischen Kalender des Chefarztes verwalten. Sie bereiten Dossiers vor, verfassen Sitzungsprotokolle und koordinieren die Nachverfolgung der getroffenen Entscheidungen.

Sie führen die Korrespondenz eigenständig. Ihre Eigeninitiative ermöglicht es Ihnen, Situationen zu analysieren, um Antwortentwürfe vorzulegen.

Während Sie auf verschiedene Anfragen reagieren, führen Sie die mit Ihrer Funktion verbundenen administrativen Tätigkeiten eigenständig und erfolgreich durch, wie zum Beispiel die Dienstplanverwaltung (VRH) der Oberärzte, der klinischen Leiter und der Assistenzärzte, die administrative Verwaltung von privaten oder fakultären Mitteln, die Organisation von Kongressen und Kolloquien des medizinischen Körpers sowie die Überwachung des der Klinik und der Forschung zugewiesenen Budgets.

Ihre Proaktivität ermöglicht es Ihnen, logistische Aufgaben aus dem Sekretariatsalltag zu erledigen, wie Bestellungen, Anträge auf Anstellung, Spesenrückerstattung und Weiterbildung.

Sie beteiligen sich auch an der administrativen Koordination der Konsultationen der Klinik. In dieser Funktion übernehmen Sie die Terminverwaltung, die Überwachung der Konsultationspläne, die Vorbereitung der medizinischen Dossiers und die Verbindung zu Patientinnen, Ärzten und verschiedenen Beteiligten, um einen reibungslosen Ablauf der ambulanten Versorgung zu gewährleisten. Sie achten auf die Bearbeitung und Nachverfolgung von Anfragen im Zusammenhang mit der Konsultationstätigkeit.

Innerhalb des Teams entwickeln Sie eine enge Verbindung zu Ihren Kolleginnen und Kollegen aus dem medizinischen Sekretariat und gewährleisten die Kontinuität des Dienstes bei Abwesenheiten. Und im Allgemeinen macht Ihr Sinn für Dienstleistung Sie zu einer agilen Person, die bereit ist, ihre Vielseitigkeit der Institution zur Verfügung zu stellen, um je nach Bedarf in verschiedenen Diensten tätig zu sein.

Qualifikationen ##

Sie verfügen über eine kaufmännische oder administrative Ausbildung, Typ Matura, CFC, und eine höhere administrative Ausbildung, Typ eidgenössisches Diplom als Assistent/Assistentin der Geschäftsleitung, oder eine als gleichwertig erachtete Ausbildung.

Sie verfügen über eine erfolgreiche 5-jährige Erfahrung in einer ähnlichen Position in einem Chefsekretariat, idealerweise im medizinischen Bereich oder im öffentlichen Gesundheitswesen. Die medizinische Terminologie ist für Sie leicht verständlich.

Da die Patientenschaft sowohl wohnhaft als auch international ist, verfügen Sie über perfekte Beherrschung der französischen Sprache in Wort und Schrift sowie über eine nachgewiesene Schreibfähigkeit. Sie besitzen zudem sehr gute schriftliche und mündliche Englischkenntnisse (C1). Die Kenntnis einer dritten Sprache ist ein zusätzlicher Vorteil.

Sie besitzen das ECDL Advanced Zertifikat in Word, Excel, Powerpoint, Outlook und/oder Web. Die Beherrschung der internen HUG-Software (VRH, DPA, DPI, OPALE, GRECO und Winscribe) ist ein ernsthafter Vorteil.

Ruhig und belastbar, werden Sie für Ihren Sinn für Organisation und Ihre Präzision bei der Ausführung von Aufgaben anerkannt.

Sie wissen, wie man vertrauliche Informationen verwaltet und die administrativen Aktivitäten der Einheit sorgfältig koordiniert, indem Sie Prioritäten setzen.

Engagiert und enthusiastisch tragen Sie zu einer positiven Atmosphäre mit den Patientinnen, Ihren Kollegen und Partnern bei.

Zusätzliche Informationen ##

• Stellenantritt: 01.11.2026
• Anzahl der Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 100%
• Funktionsklasse: 13, je nach ECDL-Niveau in Informatik
• Vertrag: CDD von 12 Monaten, verlängerbar
• Bewerbungsfrist: 18.10.2026
• Informationsanfragen: Mme S. Veliu, cheffe des secrétariats de la Maternité, [email protected]
• Anforderung des Pflichtenhefts: M. C. Clerc, RH adjoint, [email protected]

Ihre Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zeugnisse sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Anzeige richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Um den Kampf gegen die Arbeitslosigkeit zu unterstützen, fördern die HUG Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen.

Es werden nur Bewerbungen berücksichtigt, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden. Bewerbungen per Papier oder E-Mail werden nicht bearbeitet.