Sekretär/in des Chefarztes der Abteilung Gynäkologie - 100%

Innerhalb der Abteilung Gynäkologie unterstützen Sie den Chefarzt bei der administrativen Verwaltung und Organisation der Abteilung in den klinischen, akademischen und Forschungsbereichen, indem Sie die Schnittstelle zwischen den verschiedenen Fachbereichen sicherstellen.

Sie organisieren Termine, Sitzungen und Seminare und verwalten das elektronische Agenda des Chefarztes. Sie bereiten Dossiers vor, verfassen Sitzungsprotokolle und koordinieren die Nachverfolgung der getroffenen Entscheidungen.

Sie führen die Korrespondenz autonom. Ihre Eigeninitiative ermöglicht es Ihnen, Situationen zu analysieren, um Antwortentwürfe einzureichen.

Während Sie auf verschiedene Anfragen reagieren, führen Sie die mit Ihrer Funktion verbundenen administrativen Tätigkeiten autonom und erfolgreich durch, wie etwa die Dienstplanung (VRH) der Oberärzte, der Klinikchefs oder -chefinnen und der Assistenzärzte, die administrative Verwaltung privater oder fakultärer Mittel, die Organisation von Kongressen und Kolloquien des medizinischen Körpers sowie die Überwachung des der Abteilung und der Forschung zugewiesenen Budgets.

Ihre Proaktivität ermöglicht es Ihnen, die aus dem Sekretariatsalltag resultierenden logistischen Aufgaben zu erledigen, wie Bestellungen, Einstellungsanträge, Spesen- und Fortbildungsentschädigungen.

Sie beteiligen sich auch an der administrativen Koordination der Konsultationen der Abteilung. In dieser Funktion stellen Sie die Terminverwaltung, die Überwachung der Konsultationspläne, die Vorbereitung der medizinischen Dossiers und die Verbindung zu Patientinnen, Ärzten und verschiedenen Beteiligten sicher, um den reibungslosen Ablauf der ambulanten Versorgung zu gewährleisten. Sie achten auf die Bearbeitung und Nachverfolgung von Anfragen im Zusammenhang mit der Konsultationstätigkeit.

Innerhalb des Teams entwickeln Sie eine enge Beziehung zu Ihren Kolleginnen im medizinischen Sekretariat und gewährleisten die Kontinuität des Dienstes bei Abwesenheiten. Allgemeiner gesagt macht Ihr Servicegedanke Sie zu einer agilen Person, die bereit ist, ihre Vielseitigkeit der Institution zur Verfügung zu stellen, um je nach Bedarf in verschiedenen Abteilungen zu arbeiten.

Sie verfügen über eine kaufmännische oder administrative Ausbildung, Typ Maturität, CFC, und eine höhere administrative Ausbildung, Typ Eidgenössischer Fachausweis als Assistent/in Direktion, oder eine als gleichwertig erachtete Ausbildung.

Sie verfügen über eine erfolgreiche 5-jährige Erfahrung in einer ähnlichen Position in einem Chefsekretariat, idealerweise im medizinischen Bereich oder im öffentlichen Gesundheitswesen. Die medizinische Terminologie ist für Sie leicht verständlich.

Da die Patientenschaft sowohl ansässig als auch international ist, verfügen Sie über perfekte Beherrschung des Französischen in Wort und Schrift und eine nachgewiesene Schreibfähigkeit. Sie besitzen zudem sehr gute schriftliche und mündliche Kenntnisse des Englischen (C1). Die Kenntnis einer dritten Sprache ist ein zusätzlicher Vorteil.

Sie besitzen das ECDL Advanced Zertifikat in Word, Excel, Powerpoint, Outlook und/oder Web. Die Beherrschung der internen Software der HUG (VRH, DPA, DPI, OPALE, GRECO und Winscribe) ist ein ernsthafter Vorteil.

Ruhig und belastbar, werden Sie für Ihren Sinn für Organisation und Ihre Präzision bei der Ausführung der Aufgaben geschätzt.

Sie wissen, wie man vertrauliche Informationen verwaltet und die administrativen Aktivitäten der Einheit akribisch koordiniert, indem Sie Prioritäten setzen können.

Engagiert und enthusiastisch tragen Sie zu einer positiven Atmosphäre mit der Patientenschaft, Ihren Kollegen und Partnern bei.

• Stellenantritt: 01.11.2026
• Anzahl der Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 100%
• Funktionsklasse: 13, je nach ECDL-Niveau in Informatik
• Vertrag: CDD von 12 Monaten, verlängerbar
• Bewerbungsfrist: 18.10.2026
• Auskunft: Mme S. Veliu, cheffe des secrétariats de la Maternité, Sahra.Biljali@hug.ch (mailto:Sahra.Biljali@hug.ch)
• Anforderung des Pflichtenhefts: M. C. Clerc, RH adjoint, cedric.clerc@hug.ch (mailto:cedric.clerc@hug.ch)

Ihre Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Bescheinigungen sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Anzeige richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Da die HUG bestrebt sind, zur Bekämpfung der Arbeitslosigkeit beizutragen, ermutigen sie Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.

Mit mehr als 13'000 Mitarbeitenden, die 160 Berufe repräsentieren, sind die Hôpitaux Universitaires de Genève eine nationale und internationale Referenzeinrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um unseren Rückblick 2025 einzusehen, indem Sie hier klicken (https://www.youtube.com/watch?v=p8kVMJchPR0).

Die Stelle ist dem Département de la femme, de l'enfant et de l'adolescent (https://www.hug.ch/departement-femme-enfant-ado) unterstellt, dessen Mission es ist, eine qualitativ hochwertige und an die Bedürfnisse der Frauen in jeder Lebensphase angepasste Pflege anzubieten sowie die gesundheitlichen Probleme zu behandeln, mit denen Neugeborene, Kinder und Jugendliche von der Geburt bis zum Alter von 16 Jahren konfrontiert sind. Er arbeitet an der Entwicklung von Spitzenleistungen und spezialisierten Kompetenzzentren.

Die Abteilung Gynäkologie umfasst zahlreiche Spezialisierungen in chirurgischen und medizinischen Bereichen. Die Abteilung beherbergt auch das Centre du sein, in dem ein multidisziplinäres Team Frauen eine personalisierte Nachbetreuung bietet. Die Einheiten für Perineologie, Reproduktionsmedizin und gynäkologische Endokrinologie oder auch Konsultationen rund um das Ovar oder Endometriose sind ebenfalls Teil des Bereichs der Gynäkologie.