Spezialist/in HR

Zollikofen, Schweiz (mit Homeoffice-Option) | 80-80%

Ihr Beitrag

• Leitung der HR-Prozesse für die höheren Kaderstellen beim EDA: Stellenausschreibungen, Bewerbermanagement, Kommunikation und Transfers
• Verwaltung des E-Mail-Postfachs der höheren Kaderstellen, selbstständige Bearbeitung teils komplexer Anfragen in Zusammenarbeit mit den zuständigen Fachdiensten und Koordination der Antworten
• Redaktionelle Arbeiten: Vorbereitung von Notizen/Präsentationen für die Departementsleitung, Erstellung von Inhalten für das Intranet usw.
• Verantwortung für die Vorbereitung, Durchführung und das Follow-up von Vorstellungsgesprächen für höhere Kaderstellen des EDA unter der Anleitung von hochrangigen Personen innerhalb des Departements (Staatssekretär/in, Generalsekretär/in, Direktor/in der DR, Abteilungsleiter/innen usw.) und Erstellung von Protokollen (erhebliches Arbeitsvolumen von Juni bis September)
• Mitarbeit bei der Organisation und Koordination der Durchführung von Projekten, zum Beispiel der Zeremonien für den Dienstantritt und den Abschied von Diplomatinnen und Diplomaten
• Selbstständige Bearbeitung der Geschäfte des Bundesrates -- Bundesratsvorschläge, einschliesslich Lohnberechnungen und Biografien, Pressemitteilungen für das gesamte Departement, interne Kommunikation --, Bearbeitung der Akkreditierungsverfahren und Erteilung von Akkreditierungen und Rückrufschreiben
• Ansprechperson für Fragen zum Akkreditierungsverfahren der Generalkonsulinnen und Generalkonsuln für die Vertretungen und die politischen Abteilungen
• Erledigung administrativer Tätigkeiten, zum Beispiel Koordination von Terminen, Vorbereitung von Sitzungsunterlagen, Archivierung von Dokumenten, Erstellung von Beurteilungen mittels der für die Personalwesen zur Verfügung stehenden IT-Instrumente
• Erstellung von Leitlinien, Merkblättern und Checklisten für die höheren Kaderstellen; Sicherstellung des Wissenstransfers und des Onboardings neuer Mitarbeitender

Was Sie auszeichnet

• Bachelor (SUP/Universität) in Fachrichtungen wie HR, Betriebswirtschaft oder Psychologie
• Erste Berufserfahrung mit HR-Prozessen (Planung, Rekrutierung, Eintritt, Unterhalt, Entwicklung und Austritt des Arbeitsverhältnisses)
• Fundierte Kenntnisse der Microsoft-Produktpalette, insbesondere Excel und Word
• Eine äusserst präzise und zugleich effiziente Arbeitsweise, insbesondere bei Kontrollprozessen
• Situationsgerechte und adressatengerechte Kommunikation
• Ausgeprägte analytische und konzeptionelle Fähigkeiten
• Strukturierte und sichere Bewältigung eines hohen Informationsflusses, grosser Datenmengen und der parallelen Nutzung verschiedener Anwendungen
• Hohe Belastbarkeit und die Fähigkeit, die Arbeit auch bei engen Terminen, hoher Arbeitslast und in komplexen Situationen sicher zu bewältigen
• Kenntnisse des Personalmanagements in der Bundesverwaltung, der HR-Prozesse innerhalb der Eidgenossenschaft und der Bundespersonalgesetzgebung sind von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse einer Amtssprache und gute Kenntnisse einer zweiten. Gute schriftliche und mündliche Kompetenzen in Deutsch und Französisch

Zusammenfassend

Das Team HR-Beratung Höheres Kader und Entsendungen unterstützt das Departement bei der Suche nach der bestmöglichen Übereinstimmung zwischen Profilen und Positionen im Bereich der höheren Kaderstellen sowie bei Entsendungen mit grosser politischer Bedeutung für die Aussenpolitik. Sind Sie eine offene Persönlichkeit, zeichnen sich durch Ihren dynamischen und strukturierten Ansatz in der Teamarbeit aus und möchten einen wertvollen Beitrag zu unseren täglichen Aktivitäten im Herzen der Schweizer Aussenpolitik leisten? Bei uns erwartet Sie ein inspirierendes und internationales Arbeitsumfeld, in dem Sie Ihre organisatorischen und kommunikativen Fähigkeiten einbringen können.

Was wir bieten

• Arbeiten für die Schweiz Wir setzen uns für das erfolgreiche Schweizer Modell ein und arbeiten für das Wohl der Bevölkerung.
• Vielfalt leben Die Umsetzung der Chancengleichheit ermöglicht es uns, unsere Kompetenzen bestmöglich einzusetzen und unterschiedliche Standpunkte zu berücksichtigen.
• Fit am Arbeitsplatz Wir unterstützen und beraten unsere Mitarbeitenden in Fragen der körperlichen und geistigen Gesundheit.

Alle Benefits (https://www.stelle.admin.ch/stelle/it/home/bundesverwaltung/ihre-vorteile-auf-einen-blick.html)

Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) koordiniert und definiert im Auftrag des Bundesrates die Aussenpolitik der Schweiz, schützt die Interessen des Landes und fördert die Schweizer Werte.

Die Direktion Ressourcen (DR) verwaltet den Einsatz des Personals und der finanziellen Ressourcen, die für die Umsetzung der aussenpolitischen Ziele erforderlich sind, und betreut das Netz der Schweizer Vertretungen im Ausland. Die DR stellt die für den Betrieb des Departements notwendigen Dienste im Bereich Logistik, Telematik sowie Management- und Controlling-Instrumente zur Verfügung. Sie ist zudem zuständig für die legislative Tätigkeit, die Rechtsanwendung und die Rechtsberatung im EDA. Zur Direktion Ressourcen gehört auch das Zentrale Reisen der Eidgenossenschaft, das internationale Dienstreisen organisiert und einkauft.

Ergänzende Informationen

Fragen zum Arbeitsplatz

Nicole Acquarone
+41 58 48 56603

Fragen zur Bewerbung

HRB EDA