Executive Assistant - LE4 - DFAT - Genf

• 12. August 2026 • 100% • Unbefristet • Chemin des Fins, 2, 1218 Le Grand-Saconnex • Anmelden, um die Gehaltsschätzung von jobup.ch zu sehen Bewerbungsfrist: 26. August 2026. Abteilung: DFAT - Genf. Anstellungsart: Permanent - Vollzeit. Ort: Mission Permanente d'Australie, Genf Arbeitsort: Vor Ort Vergütung und Zusatzleistungen: 95 784 CHF / Jahr, 20 Tage Jahresurlaub, 50 % Arbeitgeberbeitrag zur Kranken- und Unfallversicherung sowie zu einer Pensionskasse. Bewerbungen werden von Personen entgegengenommen, die an einer Anstellung bei der Mission Permanente d'Australie bei den Vereinten Nationen in Genf interessiert sind. Der ausgewählte Kandidat wird als lokales Personal von der Mission Permanente d'Australie bei den Vereinten Nationen in Genf eingestellt. Bitte beachten Sie, dass die Mission Permanente d'Australie bei den Vereinten Nationen in Genf keine Unterstützung bei der Relocation leistet. Alle mit der Stellenaufnahme verbundenen Kosten gehen zu Lasten des ausgewählten Kandidaten. Vor Vertragsbeginn wird für den ausgewählten Kandidaten eine Standard-Integritätsprüfung durchgeführt. Assistant Exécutif - LE4 - DFAT - Genf Über das Department of Foreign Affairs and Trade ## Die Aufgabe des Department of Foreign Affairs and Trade (DFAT) ist es, die Interessen Australiens und der Australier auf internationaler Ebene zu fördern. Dies beinhaltet die Stärkung der Sicherheit Australiens, die Verbesserung seines Wohlstands, die Bereitstellung eines effektiven und qualitativ hochwertigen Programms für Auslandshilfe sowie die Unterstützung australischer Reisender und Australier im Ausland. Das Ministerium berät die australische Regierung in Fragen der Außen-, Handels- und Entwicklungspolitik. Das DFAT arbeitet zudem mit anderen australischen Regierungsbehörden zusammen, um die Verfolgung globaler, regionaler und bilateraler Interessen Australiens zu koordinieren. Über die Stelle ## Unter der Leitung des Botschafters und des Vize-Botschafters bietet der Executive Assistant dem Botschafter und dem Vize-Botschafter eine erstklassige exekutive, administrative und organisatorische Unterstützung für die Mission Permanente d'Australie bei den Vereinten Nationen in Genf. Die Stelle organisiert zudem offizielle Veranstaltungen und Funktionen. Aufgrund der sensiblen Natur der Arbeit erfordert diese Stelle die Fähigkeit, eine vom DFAT anerkannte nationale Sicherheitsfreigabe zu erhalten und aufrechtzuerhalten. Die Hauptverantwortlichkeiten der Stelle umfassen unter anderem: ## • Bereitstellung von erstklassiger exekutiver Unterstützung für den Botschafter und den Vize-Botschafter zur Sicherstellung des reibungslosen Betriebs der Exekutivbüros in einem dynamischen und sensiblen Umfeld. • Verwaltung und Priorisierung von Korrespondenz, Einladungen, Informationsdokumenten und Anfragen unter Anwendung eines fundierten Urteilsvermögens zur Bestimmung von Prioritäten, Maßnahmen und Compliance-Anforderungen. • Koordinierung von offiziellen Besuchen und Delegationsprogrammen für Minister, hochrangige Beamte und hochrangige Besucher unter Abwägung konkurrierender Prioritäten und operativer Anforderungen. • Planung und Organisation von Repräsentationsveranstaltungen, Besprechungen und offiziellen Terminen in Abstimmung mit internen und externen Stakeholdern zur Erreichung der Ziele der Mission. • Verwaltung der Repräsentationsausgaben und der Finanzadministration, einschließlich Prognosen, Begründungen, Abstimmungen und Berichten gemäß den Richtlinien und Verfahren des DFAT. • Koordinierung von Reisen, Logistik und administrativen Arrangements im Zusammenhang mit der Tätigkeit der Exekutive und offiziellen Aktivitäten unter Sicherstellung der Einhaltung der relevanten Richtlinien und Verfahren. • Überwachung von Sicherheits-, Betriebs- und Arbeitsflussrisiken durch Implementierung notwendiger Kontrollen und Eskalation von Problemen bei Bedarf. • Bereitstellung administrativer Beratung, Aufrechterhaltung effizienter Geschäftssysteme und Unterstützung der Teamkoordination zur Förderung der kontinuierlichen Verbesserung und organisatorischen Effizienz. Qualifikationen/Erfahrung/Kenntnisse/Kompetenzen erforderlich ## • Nachgewiesene Erfahrung in einer ähnlichen Rolle als Executive Assistant • Exzellente schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten • Fähigkeit zur Teamarbeit und zur Unterstützung des Teams. Fähigkeit, respektvolle und effektive Beziehungen zu internen und externen Stakeholdern aufzubauen und zu pflegen • Fähigkeit zum Zeitmanagement, zur Priorisierung, Planung, zum Multitasking und zum effektiven Arbeiten unter Druck • Kompetenzen in der Finanz- und Organisationsverwaltung • Diskretion und Urteilsvermögen im Umgang mit vertraulichen Informationen • Umfangreiche Erfahrung in der Nutzung von Microsoft Office und elektronischen Anwendungen • Außergewöhnliche Kompetenzen im Kundenservice und in zwischenmenschlichen Beziehungen • Fließende Englischkenntnisse erforderlich, Französischkenntnisse sind sehr erwünscht • Kenntnisse oder die Fähigkeit, sich schnell Kenntnisse der australischen Regierungsvorschriften oder der ministeriellen Richtlinien und Leitlinien im Zusammenhang mit den Aufgaben der Stelle anzueignen Wünschenswert ## • Vorherige Erfahrung in einer Botschaft, einer internationalen Organisation oder einem vergleichbaren Umfeld. Sicherheitsanforderungen ## • Australische Sicherheitsfreigabe NV2 oder die Fähigkeit, diese zu erhalten und aufrechtzuerhalten. Bewerber müssen daher australische Staatsbürger sein, um berücksichtigt zu werden. • Bitte beachten Sie, dass Bewerber mit Schweizer Staatsbürgerschaft oder doppelter Staatsbürgerschaft nicht für eine australische Sicherheitsfreigabe berechtigt sind. Wie man sich bewirbt ## Wenn das Bewerbungsformular um ein Motivationsschreiben bittet, reichen Sie bitte eine schriftliche Argumentation von maximal 500 Wörtern ein, die Ihre Eignung für die Hauptverantwortlichkeiten der Stelle darlegt. Ihre Argumentation ist Ihre Gel