Entretien d’embauche en Suisse : étapes et questions interdites

Avant d’y aller

Un entretien d’embauche en Suisse se déroule souvent en deux ou trois étapes : un premier échange par vidéo ou par téléphone, une rencontre avec votre futur supérieur et l’équipe, et pour certains postes un test, un assessment ou une journée d’essai. Arrivez à l’heure, attendez-vous à une question sur votre salaire et connaissez la limite légale : l’employeur ne peut vous demander que ce qui montre si vous convenez au poste.

Cette règle figure à l’art. 328b du Code des obligations, et elle pèse plus lourd que ne le laissent entendre la plupart des conseils d’entretien. Lue avec la loi sur la protection des données, elle exclut les questions sur la grossesse, la santé, les dettes ou le casier judiciaire, sauf raison particulière liée au poste, et elle interdit à votre ancien employeur de parler de vous sans votre accord. À une question illicite, vous pouvez même répondre par un pieux mensonge, sans mettre le contrat en danger. Nous suivons ici un entretien de l’invitation jusqu’à la réponse, avec les règles telles que les posent le Préposé fédéral à la protection des données, les textes de loi et les tribunaux.

Combien d’entretiens prévoir ?

Chez les grands employeurs que nous avons examinés, la norme est de deux ou trois entretiens, plus un test pour certains postes. Les étapes dépendent du poste : l’annonce est donc la première chose à consulter. Les CFF publient sur leur site carrière trois processus de candidature types, qui montrent à quel point une même entreprise peut recruter différemment.

Le personnel des trains commence par un entretien vidéo enregistré : des questions préparées à l’avance, 60 minutes au plus, auxquelles vous répondez depuis chez vous, et vos réponses sont enregistrées. Les spécialistes passent une évaluation en ligne ou un test de langue avant de parler à qui que ce soit en direct. Les cadres, que les CFF appellent fonctions de conduite, passent par un assessment, avec des exercices et des mises en situation, après les entretiens. Les CFF promettent une première réponse au plus tard deux semaines après la candidature, ou une semaine après la date limite de postulation.

L’Office fédéral de l’armement armasuisse, qui fait partie de l’administration fédérale, décrit un autre déroulement : un premier entretien sur place ou en ligne, un deuxième pour les candidats qui conviennent, et pour certaines fonctions des assessments, des mises en situation et des journées d’essai. Dans certains domaines, un troisième entretien s’y ajoute. Avant l’entrée en fonction, un contrôle de sécurité relatif aux personnes est mené, avec votre accord.

Quel que soit l’employeur, l’étape à laquelle on vous invite vous dit quoi préparer, et c’est par là que nous continuons.

Préparer le jour J

Relisez l’annonce, puis le site de l’employeur, et notez les questions que vous voulez poser. C’est l’essentiel des conseils d’orientation.ch, le portail officiel d’orientation professionnelle géré pour le compte des cantons. Il y ajoute trois points à retenir : étudiez le trajet, présentez-vous à l’heure en saluant votre interlocuteur par son nom, et entraînez-vous une fois à l’entretien avec une personne de votre entourage.

La ponctualité est facile à planifier ici, car les horaires des transports publics sont précis à la minute. Consultez l’horaire la veille, partez avec de la marge et, si vous êtes malgré tout en retard, téléphonez avant l’heure du rendez-vous, pas après. Pour un entretien vidéo, testez le lien, la caméra et le son avec l’appareil que vous utiliserez.

Apportez des copies de ce que vous avez envoyé : votre CV, vos diplômes et les certificats de travail de vos anciens employeurs. En Suisse, ces certificats, appelés Arbeitszeugnis en Suisse alémanique, pèsent lourd, et tout travailleur peut en demander un à tout moment (art. 330a CO). Si vous venez de l’étranger, prenez aussi votre permis ou votre pièce d’identité. Avant votre premier jour, l’employeur doit s’assurer que vous avez le droit de travailler en Suisse, en examinant votre titre de séjour ou en se renseignant auprès des autorités (loi fédérale sur les étrangers et l’intégration, art. 91). Les questions sur votre permis sont donc légitimes, et une réponse claire vous sert.

Attendez-vous aux questions classiques sur votre parcours, sur les raisons de votre changement et sur ce que vous savez de l’entreprise. Celles-là sont permises. Reste à savoir lesquelles ne le sont pas.

Ce qu’un employeur peut vous demander, et ce qu’il ne peut pas

Le critère, c’est le lien avec le poste. L’art. 328b CO n’autorise l’employeur à traiter des données vous concernant que dans la mesure où elles portent sur vos aptitudes à remplir votre emploi ou sont nécessaires à l’exécution du contrat. Le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) précise ce que cela signifie pour l’entretien sur sa page consacrée aux différentes étapes de la relation de travail.

En résumé, les questions se répartissent en trois groupes :

C’est la ligne du milieu qui demande le plus de nuances. Voici comment chaque sujet se présente.

Grossesse, projets familiaux et santé

Interroger une candidate sur une grossesse est en soi discriminatoire à l’égard des femmes, selon le guide du PFPDT de 2014 pour le traitement des données personnelles dans le secteur du travail. La question n’est admise que s’il existe un risque objectif pour la santé de la mère ou de l’enfant, ou si la grossesse empêche d’accomplir le travail ; le guide cite l’exemple des mannequins et des danseuses. Le Bureau de l’égalité entre la femme et l’homme du canton de Berne ajoute les questions sur la planification familiale et la garde des enfants à la liste de ce qui n’est en général pas autorisé. La loi sur l’égalité va dans le même sens : personne ne doit être désavantagé à l’embauche en raison de son sexe, y compris en étant écarté à cause de son état civil, de sa situation familiale ou d’une grossesse.

Sur la santé, le guide de 2014 précise que l’employeur n’a pas le droit de se renseigner lui-même. Il peut exiger un rapport médical sur votre aptitude au poste, mais le médecin est lié par le secret médical et ne lui communique que ses conclusions sur l’aptitude, jamais un diagnostic. Les questionnaires de santé destinés à l’assurance d’indemnités journalières en cas de maladie sont pour l’assureur : l’employeur, dit le guide, ne doit pas y avoir accès.

Casier judiciaire et dettes

Interroger systématiquement les candidats sur leurs antécédents judiciaires irait beaucoup trop loin, estime le PFPDT. Une question ciblée peut être admise : pour un poste de caissier, l’employeur peut demander si vous avez déjà été condamné pour abus de confiance. Certains postes exigent un extrait officiel du casier judiciaire. L’extrait destiné aux particuliers coûte CHF 17 et son traitement prend environ deux semaines. Pour une activité impliquant des contacts réguliers avec des enfants, d’autres personnes particulièrement vulnérables ou des patients, il existe un extrait spécial, qui mentionne les interdictions de travailler avec eux. Vous ne pouvez le commander qu’avec un code fourni par l’employeur ou l’organisation qui en a besoin : une école, un EMS ou un hôpital qui vous le demande fait donc exactement ce que le système prévoit.

Origine, religion et opinions politiques

Ces questions ne sont admises que chez les employeurs qui poursuivent un but idéologique, comme une Église, un parti ou un syndicat, où des convictions partagées font partie du travail. Pour tous les autres, votre religion, vos opinions politiques et votre éventuelle affiliation syndicale ne les regardent pas.

Quand une question dépasse les bornes

Vous n’êtes pas tenu d’y répondre, et vous pouvez même répondre inexactement. Le guide du PFPDT de 2014 le dit en toutes lettres : comme il est rarement possible de refuser de répondre en entretien, les candidats ont le droit de donner une réponse inexacte à une question non autorisée pour se protéger d’un préjudice, ce qu’il appelle le « droit au mensonge pour cause de légitime défense ». Une réponse fausse à une question illicite ne permet pas à l’employeur d’invalider plus tard le contrat pour dol (art. 28 CO).

Ce droit ne joue que dans un sens. Les questions licites appellent une réponse honnête, et le même guide précise que vous devez signaler spontanément ce que l’employeur est en droit d’attendre sans même le demander : un chauffeur frappé d’un retrait de permis, ou une longue hospitalisation prévue juste après l’entrée en fonction. Une réponse fausse dans ces cas permet à l’employeur d’invalider le contrat et de réclamer des dommages et intérêts.

Dans la pratique, esquiver calmement la question est souvent plus facile que mentir. Par exemple :

Je préfère garder mes projets familiaux pour moi. Ce que je peux vous dire, c’est que je suis disponible dès le 1er février, au taux d’activité indiqué dans votre annonce.

Le guide date de 2014, avant l’actuelle loi sur la protection des données entrée en vigueur en 2023, mais le Préposé le publie toujours, et sur les questions d’entretien que traite aussi sa page actuelle, les deux concordent. Une fois les limites claires, la question que vous risquez le plus d’entendre est celle de l’argent.

La question du salaire

Attendez-vous à l’entendre, en général sous la forme « Quelles sont vos prétentions salariales ? ». L’autorité de protection des données du canton de Zurich, qui s’adresse aux employeurs publics, juge sans problème les questions sur les prétentions salariales et la date d’entrée (document en allemand). Elle admet aussi qu’un employeur public vous demande votre revenu actuel. Pour les employeurs privés, le PFPDT est plus strict : il range le revenu parmi les questions qui exigent une raison particulière. Face à un employeur privé, vous pouvez donc répondre par ce que vous attendez pour ce poste plutôt que par ce que vous gagnez aujourd’hui.

Indiquez un montant annuel brut et précisez s’il s’agit de 12 ou de 13 versements, car « 6’000 par mois » peut vouloir dire CHF 72’000 ou CHF 78’000 par an. Notre guide du 13e salaire explique comment fonctionne ce versement supplémentaire. Pour vérifier que votre chiffre est réaliste, le calculateur Salarium de l’Office fédéral de la statistique estime le salaire mensuel d’un poste selon la région, la branche, la profession, l’âge et la formation. Certains cantons fixent en outre un salaire minimum légal ; notre page sur les salaires minimums par canton en donne les montants et dit qui ils concernent.

Enfin, le conseil d’orientation.ch mérite d’être répété ici : ne prenez aucune décision sur place et laissez-vous au moins 24 heures de réflexion. Certains employeurs vous demandent ensuite de faire vos preuves lors d’un test ou d’une journée d’essai.

Tests, assessments et journées d’essai

Les tests sont permis, dans certaines limites. Analyses graphologiques, tests d’aptitudes psychologiques, tests de personnalité et assessments doivent servir le but du recrutement, être conduits et analysés par des professionnels et n’avoir lieu qu’avec votre accord, selon le guide du PFPDT de 2014. Vous devez pouvoir comprendre ce qu’un test cherche à établir, et vous avez le droit de consulter vos résultats. Une analyse graphologique doit être annoncée dans l’offre d’emploi, et l’employeur ne doit pas l’effectuer à votre insu sur une lettre manuscrite. Les analyses génétiques sont exclues, sauf rares exceptions liées à la sécurité.

Une journée d’essai n’est pas un test, et elle peut constituer du travail rémunéré. Selon l’art. 320 CO, un contrat de travail existe dès que l’employeur accepte un travail qui, d’après les circonstances, ne doit être fourni que contre un salaire, même sans contrat écrit. L’émission de consommation Espresso de la SRF l’a résumé simplement dans une réponse juridique (en allemand) : si une entreprise vous fait travailler lors d’une journée d’essai, elle doit vous verser le salaire usuel du lieu et de la branche, sauf si elle a annoncé à l’avance que la journée n’était pas payée ou ne couvrait que les frais. Une journée qui sert seulement à découvrir l’entreprise, sans vraies tâches, n’est pas rémunérée. Posez donc la question avant d’y aller : « Est-ce que je vais travailler, et la journée est-elle payée ? »

Une fois les tests passés, l’employeur veut en général l’avis de quelqu’un qui a travaillé avec vous.

Références : personne n’appelle sans votre accord

Un employeur doit obtenir votre consentement avant de se renseigner sur vous auprès de quiconque, y compris votre employeur actuel ou un ancien employeur, et ceux-ci ne peuvent rien lui dire sans votre accord. Le PFPDT est explicite sur ce point. Même avec votre accord, un ancien employeur ne peut parler que de ce qui compte pour le nouveau poste, comme vos prestations et votre comportement au travail. Il ne peut ni montrer votre dossier personnel ni révéler les conditions de votre ancien contrat, car cela pourrait affaiblir considérablement votre position de candidat.

En pratique, c’est vous qui tenez la liste. Indiquez deux ou trois personnes qui connaissent votre travail, prévenez-les d’abord et dites-leur pour quel poste vous postulez. Si vous êtes encore en poste et que votre supérieur n’est pas au courant, précisez clairement que votre employeur actuel ne peut être contacté qu’une fois l’offre faite. Votre certificat de travail en dit d’ailleurs souvent déjà beaucoup, puisqu’il décrit déjà vos prestations et votre conduite.

Après l’entretien

Relancez une fois si vous n’avez pas de nouvelles dans le délai annoncé par l’employeur. En cas de refus, le PFPDT indique que vos documents doivent vous être restitués et les copies détruites. Ils peuvent être conservés jusqu’à une date fixée à l’avance si vous y consentez, et dans certains cas sans votre accord si l’entreprise a un intérêt prépondérant, mais elle doit alors vous en informer. Ce qui appartient à l’employeur, comme les renseignements obtenus auprès de vos références, est lui aussi détruit. Vous pouvez en outre demander à tout employeur quelles données il détient sur vous, des notes d’entretien aux résultats de tests. Selon la loi sur la protection des données, art. 25, la réponse est gratuite et arrive en principe dans les 30 jours.

Le tri par vidéo ajoute un droit. Si un refus repose exclusivement sur un traitement automatisé, par exemple un logiciel qui note un entretien enregistré sans intervention humaine, l’employeur doit vous en informer, et vous pouvez demander qu’une personne réexamine la décision, sauf si vous avez expressément accepté la procédure automatisée (art. 21). La plupart des refus sont toutefois décidés par des humains, et parfois pour de mauvaises raisons.

Refus d’embauche pour grossesse ou enfants : vos recours

Vous pouvez réclamer une indemnité, mais le délai court dès le jour où vous apprenez le refus. Selon la loi sur l’égalité, la personne qui n’a pas été engagée et qui s’estime victime de discrimination peut exiger de l’employeur une motivation écrite (art. 8). L’action doit être portée devant une autorité de conciliation ou un tribunal dans les trois mois qui suivent le refus, et l’indemnité ne dépasse pas trois mois du salaire du poste (art. 5). Vous n’obtenez pas le poste lui-même.

Le délai est strict, comme le montre une affaire du canton d’Uri. Une femme a appris le 4 juin 2020 qu’elle ne serait pas engagée parce qu’elle était enceinte, motif à l’appui. Elle a déposé sa requête le 3 février 2021. L’employeur a refusé tout arrangement, car les trois mois étaient largement dépassés, selon le résumé de l’affaire (en allemand) dans la base de données de la Conférence suisse des délégué·e·s à l’égalité.

Une affaire soleuroise, jugée en 1998 et 1999, montre ce qu’une action déposée à temps peut rapporter. Une assistante de direction a vu son entretien dans une entreprise de construction annulé au dernier moment parce que, mère d’enfants en âge préscolaire, elle ne convenait pas pour le poste. Elle a demandé une confirmation écrite, et l’entreprise a mis son motif sur papier. Le tribunal du travail a jugé ce motif discriminatoire, et la juridiction supérieure, qui y a vu un exemple typique de discrimination indirecte, a confirmé le jugement : elle a obtenu deux mois de salaire, soit CHF 11’483 (en allemand), plus une partie de ses frais d’avocat.

Deux règles sur les coûts comptent avant de vous lancer. Les litiges relevant de la loi sur l’égalité sont exempts de frais judiciaires, en conciliation comme devant le tribunal (Code de procédure civile, art. 113 et 114). Devant le tribunal, vous pouvez toutefois devoir payer une partie des frais d’avocat de l’autre partie si vous n’obtenez qu’une partie de ce que vous demandez : une femme qui avait postulé comme réceptionniste dans un hôtel des Grisons a obtenu CHF 1’000 (en allemand) de l’hôtel, qui voulait un homme pour le poste, et a été condamnée par le même jugement à verser CHF 1’000 pour les frais de l’hôtel. Elle a fait appel, a perdu et a dû verser CHF 2’000 de plus à l’hôtel. Contrairement aux litiges sur le salaire, la loi n’allège pas le fardeau de la preuve en matière d’embauche : les preuves comptent donc. La brochure des bureaux de l’égalité romands, La loi sur l’égalité entre femmes et hommes vous protège, liste ce qu’il faut garder : l’offre d’emploi, votre dossier de candidature, la lettre de refus, votre demande de motivation et la réponse de l’employeur. Les autorités cantonales de conciliation et les bureaux de l’égalité conseillent gratuitement avant toute démarche, même si tous les cantons n’ont pas de bureau de l’égalité.

Votre prochain entretien

Avant d’y aller, notez trois choses : votre prétention salariale en montant annuel brut, les deux ou trois personnes que l’employeur peut appeler, et la phrase que vous direz si une question va trop loin. Demandez si une journée d’essai est payée avant de l’accepter, et prenez un jour de réflexion avant de dire oui. L’entretien portera alors sur ce dont il doit parler : votre travail.

Si vous cherchez encore un poste auquel postuler, commencez par les emplois à plein temps de notre plateforme.